Freelance secretaresse nieuws

Zorg voor een overzichtelijk verslag of notulen

26 July 2010 1,025 views Geen reacties

Je komt het in je beroep als secretaresse regelmatig tegen, het maken van een verslag of notulen. Bij elke vergadering worden er notulen opgesteld. Dit is vaak een samenvatting van wat er in de vergadering is gezegd en afgesproken. Deze notulen wordt dan aan het einde uitgewerkt door de secretaresse en rondgestuurd naar alle medewerkers die iets rondom dit onderwerp zouden moeten weten. In de volgende vergadering kan er aangegeven worden als iemand het ergens niet mee eens is. In de volgende notulen kan deze correctie worden doorgevoerd. Verder is het altijd slim, als je niet helemaal zeker bent van wat er nu precies is afgesproken, om dit na te vragen. Dan weet je zeker dat hetgeen je omschrijft in de notulen juist is.

Waarom notulen
Met de notulen is iedereen weer op de hoogte gesteld van de laatste nieuwtjes en de laatste afspraken. Duidelijke en leesbare notulen moeten aan zes eisen voldoen. Allereerst moeten de notulen overzichtelijk zijn. Dit wordt gedaan door ruimte open te laten aan de boven- en onderkant van het document en aan de linker- en rechterkant. Zorg voor voldoende witregels en voor tussenkopjes. Belangrijke aspecten kun je dikgedrukt maken of cursief maken. Als er afspraken gemaakt zijn onderstreep deze dan bijvoorbeeld zodat ze voor iedereen duidelijk zichtbaar zijn.

Indeling notulen
Als het gaat om de indeling van de notulen, is het belangrijk dat deze genummerd wordt. Vaak wordt dat gedaan middels de afkorting van de naam van de vergadering en de datum. Doe dit op alle bladzijden. De kop van het verslag is belangrijk, hierin zet je de naam van de vergadering, de dag, de datum en de plaats van de vergadering en de duur van de vergadering. Vervolgens vermeld je wie er aanwezig waren en wie afwezig waren. Je kunt hierbij een keuze maken uit de volledige naam of alleen de achternamen, eventueel met functie. Als laatste van dit rijtje wordt de naam van de notulist vermeld. Verder is het belangrijk aan te geven wie wat heeft verteld tijdens de rondvraag aan het einde van de vergadering.

Schrijf de notulen to the point
De notulen zelf moet je beknopt houden. Wees zakelijk en to the point. Het gaat niet om lappen tekst, maar om de kern. Verder is het belangrijk dat je kiest voor neutrale woorden en formuleringen. Laat geen emoties of gedachten zien in de notulen, blijf zakelijk en neutraal. Het schema van de W’s kan als leidraad dienen voor een goed verslag. Het gaat er om dat je vermeldt Welke afspraken, besluiten of acties er zijn gevallen, Wie iets moet doen, Wat er moet gebeuren en Wanneer dat klaar moet zijn.

Let op taalfouten
En het belangrijkste van alles, er mogen geen taalfouten in een verslag staan. Als er veel taalfouten in staan wordt een verslag niet serieus genomen of minder positief ontvangen. Laat een collega of je baas de notulen nog even nalezen want twee mensen zien altijd meer dan één. Kies vervolgens voor een logische opbouw, met een duidelijke alinea indeling.

Deel dit bericht met je vrienden!