Freelance secretaresse nieuws

De functie van secretaresse is enorm veelzijdig en als je dit vak goed verstaat, dan heb je vaak snel een baan. Bedenk dat zolang directeuren en managers werk hebben, er altijd secretaresses nodig zijn. Een vak met baangarantie dus, maar wat moet je nu allemaal weten om de functie van secretaresse goed te vervullen. Een goede secretaresse zorgt ervoor dat de processen op kantoor vlekkeloos verlopen, zodat een directeur of manager het werk kan doen waar hij voor is aangenomen. Een secretaresse werkt voornamelijk uitvoerend en ondersteunend. Op kantoor kun je denken aan de volgende processen die in goede banen geleid moeten worden:

• Financieel
• Interne- externe communicatie
• Facilitaire dienstverlening
• HRM
• Marketing

Bovengenoemde processen zijn vaak verwerkt in procedures zodat iedereen weet hoe de gang van zaken op kantoor verloopt. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan interne communicatie en daar valt bijvoorbeeld de huisstijl (briefpapier, visitekaartjes, nieuwsbrief) van het bedrijf onder. De richtlijnen hoe deze huisstijl is opgesteld is verwerkt in procedures. Als secretaresse dien jij als eerste te weten hoe deze procedures zijn opgesteld zodat je weet hoe bepaalde werkzaamheden verricht moeten worden. Vaak is er op een secretariaat wel een handboek dat je in kunt zien waar de werkwijze in staat vermeld.  Enorm handig om dat eerst in te zien zodat je bijvoorbeeld weet hoe je brieven moet opstellen volgens de huisstijl. Bij grotere bedrijven is de huisstijlprocedure verwerkt in het software pakket Word door middel van templates. Je klikt dan op de template in Word en de formaat van de brief komt dan op je scherm.

Als secretaresse werk jij vaak voor een manager of directeur die verantwoordelijk is voor bovengenoemde processen. Bij het MKB (bedrijven tot de 100 personeelsleden) vallen deze processen vaak onder 1 directeur en bij een Multinational worden de processen onderverdeeld in afdelingen.  Je begrijpt als je secretaresse bent in een klein bedrijf tot 100 medewerkers dat de inhoud van je werk vaak diverser is omdat je baas of manager verantwoordelijk is voor de verschillende bedrijfsprocessen dan als je werkt bij een groot bedrijf omdat daar alles in afdelingen is opgedeeld en vaak iedere afdeling een manager heeft.

Je taak als secretaresse is om uit te zoeken welke werkzaamheden jij bij je baas kunt afhouden zodat hij zijn werk kan doen. Hieronder geven wij al een lijstje met werkzaamheden, maar er zijn genoeg andere werkzaamheden die jij naar je toe kunt trekken. Het is altijd goed om in een (eerste) gesprek met je baas te vragen wat hij van je verwacht of tegen welke knelpunten hij aanloopt dan ben je al iets wijzer. Zodra je deze eerste werkzaamheden onder de knie hebt kun je kijken waar nog meer knelpunten zijn. Is je baas bijvoorbeeld altijd te laat of zijn vergaderstukken kwijt, maak dan een dagmap of zorg voor een Blackberry. Hier komen wij verder op terug in de categorie “handig” die je aan de rechterkant van onze site kunt vinden.

De algemene werkzaamheden voor een secretaresse zijn:

• telefoon aannemen
• (complex) agendabeheer: afspraken maken, verplaatsen en inplannen
• correspondentie (concept): brieven schrijven
• reizen boeken en reisschema’s uitwerken
• post verdelen en email bewaken van manager of directeur
• vergaderingen organiseren en notuleren en de acties beheren
• stukken voor de vergaderingen regelen
• powerpoint presentaties maken

Is dit ook iets voor jou?

• Hoe maak je een mailing middels samenvoegen in Word
• Help mijn inbox is vol
• Met welke software programma’s werk je als Secretaresse
• Bouw je netwerk op met een Social Media Training!
• Hoe maak je nu een mailing waar respons op komt?
• Starten als Freelance Secretaresse en wat kom je tegen?
• Archiveren in Outlook hoe moet dat?