Help mijn inbox is vol
In mijn Outooktrainingen komt er altijd wel een vraag over volle inboxen en foutmeldingen. Dit soort meldingen zijn schering en inslag op de werkvloer: “inbox full, delete messages and…” , “mailbox over quota”, “Recipient’s mailbox is full, message returned to sender”. Diep zuchten en een boze telefoon naar systeembeheer zijn de eerste reacties en lossen het probleem niet op. De laconieke reactie van menig helpdeskmedewerker is “je postvak op te ruimen”. Houdt er dan wel rekening mee dat ALLE mappen meespelen in dit verhaal: ook je verzonden items en je zelfgemaakte mappen.
Iedere gebruiker heeft een beperkte ruimte op de server waarin e-mails (maar ook afspraken, taken, bijlages) staan. De systeembeheerder bepaald hoeveel MB dat is. Dat is meestal ook verschillend per functie in het bedrijf. 50Mb is echt wel te weinig, 500Mb loopt al wat lekkerder. Het zijn echter de bijlages die ervoor zorgen dat je inbox dichtslibt. Deze opslaan in ‘mijn documenten’ en vervolgens de e-mail weggooien, dat lost het probleem al op. Maar dat is niet handig voor ieder bericht. Dus moeten we een andere oplossing verzinnen.
Maak een pst-bestand buiten je postvak
Deze oplossing zorgt er voor dat de berichten op een andere locatie, buiten je postvak, worden weggezet. In de wizard die dit voor je regelt wordt aangegeven op welke plek dat is. Let er dan op dat je niet op de lokale pc wegschrijft. Immers, als die de geest geeft, verplaatst of verkocht wordt, dan ben je alles kwijt. lokale pc`s worden ook niet gebackuped.
AutoArchiveren.
Met ‘archiveren’ maak je een kopie van je postvakindeling en worden berichten na een zelf te bepalen tijd daarin weggezet. Standaard is dat na 6 maanden. Via de wizard ‘AutoArchiveren’ kun je alles zelf bepalen en dit inderdaad automatisch voor je laten uitvoeren.
Persoonlijke Mappen.
Je kunt eindeloos veel Persoonlijke Mappen aanmaken. Dit zijn mappen, buiten je postvak, waarin je manueel berichten kunt slepen. Zij worden weergegeven in het lijstje aan de linkerkant, in je mappenstructuur, maar de locatie is buiten je postvak. Dit systeem wordt vaak gebruikt voor berichten omtrent een groot project dat afgehandeld is. Deze hoeven niet meteen meer in je postvak bewaard te blijven maar mogen niet worden weggegooid. In plaats van nu alles te moeten deleten om ruimte te besparen kun je de zaak AutoArchiveren of hele mappen naar de Persoonlijke Mappen slepen. Ga je hiermee aan de slag en kom je er technisch niet uit, geef dan een reactie hieronder en dan stuurt Roel Peters je een handleiding!
Dit artikel is geschreven door Roel Peters
Is dit ook iets voor jou?
(nog geen stemmen)
Loading ...
Plaats je reactie