Freelance secretaresse nieuws

In mijn Outooktrainingen komt er altijd wel een vraag over volle inboxen en foutmeldingen. Dit soort meldingen zijn schering en inslag op de werkvloer: “inbox full, delete messages and…” , “mailbox over quota”, “Recipient’s mailbox is full, message returned to sender”. Diep zuchten en een boze telefoon naar systeembeheer zijn de eerste reacties en lossen het probleem niet op. De laconieke reactie van menig helpdeskmedewerker is “je postvak op te ruimen”. Houdt er dan wel rekening mee dat ALLE mappen meespelen in dit verhaal: ook je verzonden items en je zelfgemaakte …

`s Ochtends loopt de vrije ruimte in je hoofd al snel vol, zodra de e-mails binnenstromen. Het probleem is niet die stroom aan vragen en info, wél de verwerking er van. Hoe doe je dat snel, effectief en op een manier dat alles op het juiste moment weer onder je aandacht komt? David Allen heeft er een GTD-methode voor opgezet en Stephen Covey richt zich op focus en pro-actief werken in zijn “8 Habits”. Met hun ideeën ben ik gaan stoeien in Outlook. Immers, ideeën worden pas effectief als ze …

Ik maak steeds minder mapjes. Een simpele boomstructuur in ‘mijn documenten’ en een drietal mapjes in Outlook. Windows 7 en Office 2010 hebben van ‘zoeken’ een topsport gemaakt en daarvoor de nodige krachtpatsers ingebouwd. Het gaat erom je bestandsnamen en onderwerp regels slim te formuleren en eventueel wat labels (tags) toe te voegen aan je bestanden. Vervolgens doet Windows Desktop Search het werk. XP-gebruikers dienen de plug-in te downloaden, Vista en WIN7-gebruikers hebben hem al onder de windowsknop zitten. ALLES (programma`s, documenten, e-mails, muziek,…) wordt bliksemsnel doorzocht. Zelfs de muis …

Als netwerker en social media fanaat hikte ik lange tijd tegen Outlook aan. Immers, er gebeurde van alles op mijn Facebook- MySpace-, Live- en linkedInpagina`s en Skype rinkelde er rustig op los terwijl mijn Outlook enkel de ‘bijna verouderde’ e-mailtjes afhandelde. Outlook was een eilandprogramma met alleen de eb en vloed van een berichtenstroom en nu en dan een belletje met to do`s.
De Outlook-connector
Maar nu is er Outlook 2010. Outlook komt daarmee aan de vaste wal! In de versie 2003/2007 kon je al stoeien met de Outlook connector. In 2010 …

Het is heel handig om de basisbegrippen van Excel te weten. Als je bijvoorbeeld een wedstrijdschema als secretaresse moet opzetten dan is Excel hier uitermate geschikt voor.  Ook het berekenen van getallen of het beheren en ontdubbelen van een database kun je prima uitvoeren in Excel.

Tijdens een presentatie wil je een boodschap overbrengen. Als je dat goed wilt doen, moet je bij je publiek beide hersenhelften aanspreken. Met het gesproken woord spreek je hoofdzakelijk de linker hersenhelft aan en door middel van beelden spreek je vooral de rechter hersenhelft aan. Onze beide hersenhelften functioneren namelijk niet hetzelfde. Onze linker hersenhelft richt zich vooral op woorden, taal, logica, getallen, lijsten en details. En onze rechter hersenhelft is gespecialiseerd in beelden, symbolen, het grote geheel, emotie en ruimtelijk inzicht. De makers van Prezi hebben dit goed begrepen …

Base is het database programma van OpenOffice. Als je het start, dan zie je gelijk de database assistent. Dit programma biedt vergelijkbare mogelijkheden als de Microsoft variant. Je kunt rapporten ontwerpen, formulieren maken en je kunt queries uitvoeren. Met een query selecteer je een bepaald gedeelte van een bestand, bijvoorbeeld alleen de facturen die nog open staan of alleen de vrienden die in Zuid-Holland wonen. Heel handig is de tabelassistent. Als je deze start, krijg je een aantal mogelijke standaard tabellen, zoals recepten, adressen, klantgegevens, facturen. Je kunt deze tabellen …

Veel secretaresses zijn dagelijks met Outlook bezig. Om goed overzicht te houden is het belangrijk dat je structuur aanbrengt in de binnenkomende berichten.  Archiveren binnen outlook is niet moeilijk en zeker handig. Er zijn verschillende mogelijkheden. Allereerst begint archiveren bij overzichtelijkheid. Het aanmaken van mappen voor de diverse doeleinden waarvoor je het programma gebruikt is essentieel om het overzicht te bewaren. Zorg ervoor dat de e-mails van de een marketingproject niet tussen de berichten van het personeel staan en dat de flauwe grappen van kantoor niet in de zakelijke …

Er zijn online legio mogelijkheden om binnen een korte tijd een website te maken. Alleen is de vraag of je dan wel gevonden wordt in de zoekmachine. Er zijn enorm veel mensen die zich daarin hebben vergist en zitten nu met een website die niet door Google wordt bezocht of gevonden. Ondertussen zijn de aangeboden websitepakketten wel verbeterd, maar zeker nog lang niet optimaal. Ik krijg regelmatig kromme tenen als ik een websitepakket onder de loep neem qua vindbaarheid en dan heb ik natuurlijk de relaties van dit bedrijf ook …

Excel is een heel handig programma, wanneer je er goed mee weet om te gaan. Grafieken maken is een mogelijkheid binnen Excel. Achter een grafiek hangt altijd een database met gegevens. Hierop is elke grafiek gebaseerd. De kunst in Excel is dan ook niet het laten zien van een mooie grafiek, maar het organiseren van de onderliggende data. Simpele grafieken, zoals staafjes of een gestapelde kolom,  zijn eenvoudig te maken. Wat erg belangrijk, is om te weten, is dat Excel altijd kruislingse verbanden legt in een tabel. Het is daarom …