Iedere gebruiker heeft een beperkte ruimte op de server waarin e-mails (maar ook afspraken, taken, bijlages) staan. De systeembeheerder bepaald hoeveel MB dat is. Dat is meestal ook verschillend per functie in het bedrijf. 50Mb is echt wel te weinig, 500Mb loopt al wat lekkerder. Het zijn echter de bijlages die ervoor zorgen dat je inbox dichtslibt. Deze opslaan in ‘mijn documenten’ en vervolgens de e-mail weggooien, dat lost het probleem al op. Maar dat is niet handig voor ieder bericht. Dus moeten we een andere oplossing verzinnen.

Maak een pst-bestand buiten je postvak

Deze oplossing zorgt er voor dat de berichten op een andere locatie, buiten je postvak, worden weggezet. In de wizard die dit voor je regelt wordt aangegeven op welke plek dat is. Let er dan op dat je niet op de lokale pc wegschrijft. Immers, als die de geest geeft, verplaatst of verkocht wordt, dan ben je alles kwijt. lokale pc`s worden ook niet gebackuped.

AutoArchiveren.

Met ‘archiveren’ maak je een kopie van je postvakindeling en worden berichten na een zelf te bepalen tijd daarin weggezet. Standaard is dat na 6 maanden. Via de wizard ‘AutoArchiveren’ kun je alles zelf bepalen en dit inderdaad automatisch voor je laten uitvoeren.

Persoonlijke Mappen.

Je kunt eindeloos veel Persoonlijke Mappen aanmaken. Dit zijn mappen, buiten je postvak, waarin je manueel berichten kunt slepen. Zij worden weergegeven in het lijstje aan de linkerkant, in je mappenstructuur, maar de locatie is buiten je postvak. Dit systeem wordt vaak gebruikt voor berichten omtrent een groot project dat afgehandeld is. Deze hoeven niet meteen meer in je postvak bewaard te blijven maar mogen niet worden weggegooid. In plaats van nu alles te moeten deleten om ruimte te besparen kun je de zaak AutoArchiveren of hele mappen naar de Persoonlijke Mappen slepen. Ga je hiermee aan de slag en kom je er technisch niet uit,  geef dan een reactie hieronder en dan stuurt Roel Peters je een handleiding!

Dit artikel is geschreven door Roel Peters

Project:

Wat wordt er gevraagd?

• Verantwoordelijk voor de telefonische bereikbaarheid van de directie, het selecteren op gewicht van zaken en personen, het onderhouden van contacten met externe relaties.
• het opzetten van een adequate informatievoorziening aan managers en medewerkers.
• het verwerken van in- en externe post en telefoonverkeer van de directie en tevens verantwoordelijk voor archiverings-werkzaamheden.
• Daarnaast dienen vergaderingen zelfstandig voorbereid te worden en verslagen en/of actielijsten verzorgd te worden.
• Tevens bieden van ondersteuning van de financiele administratie voor de directie en uitwerken van conceptteksten en zelf opstellen van concepten.
• Verantwoordelijk voor het verzorgen van de ‘personal benefits’.; WO met 1,5 jaar relevante werkervaring of HBO met 3 jaar relevante werkervaring of MBO met minimaal 7 jaar relevante ervaring;
• Secretaresse heeft 1,5 tot 3 jaar relevante werkervaring bij een bancaire organisatie in een vergelijkbare functie opgedaan en bezit kennis op academisch niveau.
• De secretaresse beschikt over goede communicatieve en contactuele eigenschappen, heeft een flexibele instelling, werkt accuraat, stressbestendig, is representatief en heeft een proactieve werkhouding.
• Andere belangrijke kernbegrippen bij deze functie zijn: samenwerking, timemanagement, planning en organisatie, besluitvaardigheid, initiatief en goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• De secretaresse is in staat om te gaan met vertrouwelijke informatie. Talenkennis: Nederlands en Engels vloeiend in woord en geschrift. Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal is vereist.
• De secretaresse heeft gevoel voor bestuurlijke verhoudingen: voelt aan ‘waar’ en ‘bij wie’ welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden liggen en kan tevens omgaan met vertrouwelijke bedrijfsinformatie.
• De secretaresse is gewend om in een drukke omgeving te werken en gebruik te maken van verschillende kantoorapplicaties.
• Blijft overeind bij onverwacht werk of storingen en stelt eigen planning snel bij wanneer dat moet. Volledige kennis van MS Office applicaties vereist.

Meer informatie?

Deze vacature is vervuld

De inhoud: geef je klant iets extra’s

Alleen echt nieuws
Achterhaalde nieuwsfeiten zijn saai. Geef daarom alleen echte nieuwtjes. Dit kan iets zijn over je bedrijf: een nieuw product, een andere directeur. Maar ook nieuws uit de branche doet het goed. Nieuws uit jouw branche kun je gemakkelijk vinden via vakbladen of websites over je branche, maar ook via www.rssfeeds.nl of op nieuwssites als www.nu.nl

Niet te veel onderwerpen
Vijf, hooguit zes onderwerpen: dat is de maximale lengte van een nieuwsbrief. Overdaad schaadt: de lezer verliest zijn interesse als je te veel ineens meldt. Spreid je artikelen in dat geval liever over twee nieuwsbrieven. Zorg ook voor een leuke mix van onderwerpen. Bijvoorbeeld twee nieuwtjes over jullie bedrijf, twee over de branche en dan nog een prettige aanbieding.

Verwen je klant
Een gratis entreebewijs, een flinke korting, een grappige gadget … cadeautjes ontvangen is leuk. Het versterkt de band met je relaties en geeft de lezer een goed gevoel bij het bedrijf. Zorg dat je je klant dus regelmatig verwent in jullie nieuwsbrief. Dit kan ook door de kwaliteit van de informatie: neem bijvoorbeeld links naar interessante artikelen op in je nieuwsbrief.

De taal: maak nieuwsgierig en schrijf persoonlijk

Een pakkende titel
Geef je nieuwsbrief een pakkende, nieuwsgierig makende titel. En vermeld deze titel ook in de onderwerpregel van je mail. De titel ‘Nieuwsbrief 4’ spreekt veel minder tot de verbeelding dan ‘Vervelende klanten? Graag!’

Prikkelende koppen en intro’s
Geef ook de koppen van de berichten een spannende titel. En zorg dat je lezer de introductie van je artikelen leest. Dit doe je door een interessant voorbeeld te noemen of een nieuwsgierigmakend citaat. Je wekt hiermee de interesse van de lezer, waardoor hij doorklikt naar het complete artikel op de site.

Schrijf persoonlijk
Spreek je klant aan in je nieuwsbrief! Dat verkleint de afstand tussen jou en de klant. Zorg dat de naam van de klant in de aanhef terugkomt. En spreek hem aan met ‘u’ of ‘je’. Tips voor het gebruik van ‘u’ of ‘je’ lees je hier www.deschoneschrijfster.nl .Vergeet de nieuwsbrief ook niet te ondertekenen met je naam of de naam van je opdrachtgever.

De benadering: kijk goed wie je benadert en wat je bereikt

Benader alleen geïnteresseerden
Stuur alleen een nieuwsbrief aan bestaande relaties of mensen zich zelf voor de nieuwsbrief hebben opgegeven. Zomaar e-mail sturen aan bedrijven is verboden: sinds oktober 2009 geldt namelijk de ‘opt-in-verplichting’ voor e-mail aan zakelijke ontvangers. Zorg ook voor een link in je nieuwsbrief waarmee mensen zich makkelijk kunnen uitschrijven.

Meet het effect van je nieuwsbrief
Welk artikel werd het meest gelezen? En welk artikel het minst? Of werd de nieuwsbrief niet eens opengeklikt? Je meet het effect van je nieuwsbrief met bijvoorbeeld Google Analytics. Via Google kun je veel vinden als je zoekt op het zoekwoord Analytics en aanmelden is gratis.

Dit artikel is geschreven door Olga Leever

Taken:

• het plannen van de agenda, maken van afspraken voor de directie
• het ondersteunen van de directie m.b.t. beleidsvoorbereiding en –uitvoering
• samenstellen van dossiers, zodat de directie goed voorbereid is
• administratief-ondersteunende werkzaamheden als kopiëren, post verzorgen en dergelijke.
• het zelfstandig opstellen en afhandelen van reguliere correspondentie
• het zelfstandig voorbereiden van de agenda, bijwonen en notuleren van diverse vergaderingen;
• bewaken voortgang van actie- en besluitenlijsten directie
• het zelfstandig maken van agenda-afspraken met de daarbij behorende correspondentie;
• archiveren

Profiel:

• opleidingsniveau: werk- en denkniveau HBO
• minimaal 5 jaar werkervaring
• ervaring met Word, Excel, PowerPoint
• in staat om veel tegelijk aan te kunnen en tegelijkertijd overzicht te houden (structureren)
• flexibel en doelgericht
• goed abstractieniveau
• pro-actief, kijkt vooruit en denkt mee
• zelfstandig maar kan ook goed samenwerken
• initiatiefrijk en vindingrijk
• uitstekende beheersing Nederlands (mondeling en schriftelijk)
• actief op social media

Uurloon: € 45,00 excl. btw

Informatie: Het directiesecretariaat bestaat uit 2 medewerkers en ondersteunt een 3 koppige directie. Het directiesecretariaat is altijd bemand. Cultuur-Ondernemen hanteert bij het aangaan van arbeidsovereenkomsten de flexwet en biedt in eerste instantie een contract tot en met 31 december 2011. Het is ook bespreekbaar om de functie als freelancer of zzp ‘er uit te oefenen. Wilt u meer informatie dan kunt u telefonisch contact opnemen met P&O Erica Bakker 020. 530.59.51.

Sollicitaties:Motivatie + CV uitsluitend per e-mail naar p&o@cultuur-ondernemen.nl tav Erica Bakker.

Secretaresse Nieuwtjes streeft ernaar dat de freelance secretaresses ook rechtstreeks naar bedrijven kunnen reageren. In dit geval is dit mogelijk en acquisitie wordt dan ook door bedrijven niet op prijs gesteld.

Outlook-mappen.

Zoals je merkt gebruik ik weinig mappen in Outlook. Via ‘regels’ worden sommige berichten automatisch uit mijn inbox geplukt en daarin neergezet. Het gaat om info, nieuwsbrieven en vacaturebanken waarop ik geabonneerd ben. Ik merk altijd wanneer er een nieuw bericht is ingestopt want dan wordt de mapnaam donker en er komt een cijfer bij. Deze berichten zijn geen topprioriteit en lees ik pas als ik tijd heb. Een regel maak je heel eenvoudig door rechts te klikken op het bericht >> regels. Als ik me abonneer op een RSS-feed op een website, lopen deze feeds automatisch in de map RSS-kanalen. Daarvoor hoef ik niets voor in te stellen.

Een bericht opvolgen

Rechtsklik op het vlaggetje om een actie toe te voegen in de toekomst. Hiervoor kun je ook een concreet tijdstip instellen. Het bericht wordt met een vlaggetje gemarkeerd én verschijnt als taak in je takenlijst. Aan jou om het later via de takenlijst of via de inbox af te vinken als voltooid. Omdat beiden gelinkt zijn maakt dit niet uit. Nadeel aan dit systeem: je bericht blijft in je inbox staan.

Verplaats een bericht naar een taak.

Met een simpele rechtsklik op je bericht kun je ervoor kiezen om deze om te zetten naar een taak. In dat geval komt het volledige bericht als bijlage in de taak. Je geeft vervolgens naar keuze een begintijd en eindtijd aan waarin je van plan bent om hier aan te werken. De eindtijd is een deadline. Passeer je die, dan wordt de taak rood aangegeven in de lijst. Taken komen niet alleen in de takenmodule van Outlook maar ook onderin je agenda te staan. Voer je een taak niet uit, dan huppelt deze lekker mee naar de volgende dag. Je komt er niet onderuit! Taken kun je ook inzichtelijk maken naast je agenda en naast je inbox. Zet het venster aan via tabblad beeld>>takenbalk. Vouw deze in of uit via het kleine pijtje bovenin het takenvenster. Maak ook eigen categorieën aan zodat je hierop kunt filteren (vb. bellen, acquisitie, klus, schrijven, notulen, rapportage,…).

Inzicht in je to do`s

De zoek, sorteer en filteropties in Outlook 2010 zijn zo fantastisch dat deze takenlijst heel effectief kan worden ingezet. Sterker nog, deze stuurt en beheerst al mijn werkzaamheden. Soms wil ik alle taken op volgorde van deadlines zien, soms wil ik per categorie (vb. alle beltaken bij elkaar). Na synchronisatie met mijn mobiel heb ik altijd al mijn taken geprioriteerd op zak! Wil je ook rust en ruimte in hoofd en inbox? In 1 dagdeel zet ik Outlook naar je hand.

Dit artikel is geschreven door Roel Peeters

KvK E-start

Zoals ik al zei; ik hou niet van half werk maar wel van een gedegen voorbereiding. Via secretaresse nieuwtjes heb ik het ondernemersplan gedownload. Vervolgens heb ik mij bij de Kamer van Koophandel aangemeld voor de online cursus KvK E-start. Voor een prikkie doe je online basiskennis op over de diverse aspecten van het ondernemerschap; o.a. marketing, financiën, belastingen en verzekeringen.  Ik heb de middelen en basiskennis nu in huis dus ik kan aan de slag.

De basis leggen van je eigen bedrijf

Ik kom er al snel achter dat het schrijven van een ondernemingsplan een behoorlijke klus is. Ik beantwoord vragen over mijn persoonlijke motieven om te ondernemen. Hoe ik mijn bedrijf als virtuele assistent vorm ga geven. Ik voer een SWOT-analyse uit en geef een omschrijving van de vijf P’s; product, prijs, plaats, promotie, personeel. Ik stel een investeringsbegroting op. Soms duizelt het me maar tegelijkertijd realiseer ik me dat ik bezig ben met de basis van mijn bedrijf. Datgene wat ik nu op papier zet, is de fundering van Op Afstand De Beste.

Nog een laatste tip

O ja, laat je ondernemingsplan altijd nog even door iemand lezen. Stel je voor dat een ‘buitenstaander’, om wat voor reden dan ook, toch je plan in wil zien dan kun je jezelf een paar gênante momenten besparen. Zoals schrijven over de ‘hardcore business’ van je klanten in plaats van de ‘corebusiness’. Of het hebben over ‘mond-op-mond reclame’ in plaats van ‘mond-tot-mond reclame’. Mijn man en broer hebben er smakelijk om gelachen. Ik ook maar wel met het schaamrood op mijn kaken.

Dit artikel is geschreven door Lucienne de Swart

Bij netwerken is het belangrijk dat mensen jou een opdracht gunnen. Jij weet zelf wie jou een opdracht gunt in je directe omgeving. Wie zijn dat? Heb je deze mensen al benaderd?
Door je bovendien te laten zien bij netwerkbijeenkomsten leren mensen jou kennen. Daar bouw je automatisch ook een gungehalte mee op. Onderschat je eigen netwerk dus niet en besteed er tijd aan. Want netwerken is ook werken.

Anneke Agterberg organiseert op vrijdag 6 mei en 20 mei a.s. vanaf 14.00 tot 16.30 uur netwerkbijeenkomsten in de Huiskamer. Indien je interesse hebt in deze bijeenkomsten laat dan hieronder je gegevens achter. Lees hier het hele artikel en geef je op!

Een bruto salaris inclusief werkgeverslasten berekenen

Als we een salaris nemen van rond de € 3000,00 bruto per maand, wat in de huidige economie iets boven het gemiddelde ligt voor een secretaresse, dan krijg je de volgende berekening;

In bovengenoemde berekening is loon heffingskorting toegepast en je bent verzekerd voor de Zorgverzekeringswet. Tevens ben je verzekerd voor de WAO, WW, vakantieopbouw van 8% en wachtgeldpremie van 1,08% (sector 44 zakelijke dienstverlening). Hier is niet in meegenomen de pensioenopbouw, scholingskosten, ziekteverzuim en reiskosten. In totaal kunnen we het maandelijkse bedrag afronden op € 3950,00. Als we dit bedrag van € 3950,00 bruto per maand op basis van 40 uur berekenen inclusief werkgeverslasten, dan kom je op een bruto uurloon van € 22,79 per uur.

Hoe bereken je een uurloon voor een freelancer?

Als je ervan uit gaat dat een werkgever voor een secretaresse in vaste dienst € 22,79 euro per uur moet betalen, incl. de werkgeverslasten, dan begrijp je wel dat je met een freelance uurloon hoger moet gaan zitten. Een gemiddeld uurloon voor een secretaresse mag dan ook niet lager zijn dan € 45,00 per uur excl. btw en hoger is altijd beter natuurlijk. Hou er rekening mee dat je nergens voor verzekerd bent, geen vakantiegeld ontvangt en op het moment je met vakantie gaat niet doorbetaald wordt. Van deze 45,00 euro per uur gaat gemiddeld *30% belasting af en hou je € 31,50 euro netto per uur over. Verder heb je 10 maanden die declarabel zijn en daar moet je het in verdienen. Want je gaat natuurlijk op vakantie en dit krijg je niet doorbetaald en we hebben verplichte feestdagen in Nederland.

Netto besteedbaar inkomen

Hier kun je jouw netto besteedbaar inkomen uitrekenen. Bereken hier maar eens jouw uurloon na in combinatie met de declarabele uren per jaar en kijk op wat voor een jaarsalaris je uitkomt. Als je uurloon te laag is dan zie je dat je dan beter een baan kan nemen.

* De eerste 2 jaar kom je in aanmerking voor verschillende vormen van belastingaftrek zoals de startersaftrek bijvoorbeeld. Bereken na 2 jaar wederom je uurloon zonder deze belastingaftrek, want dan valt je winst hoger uit en moet je meer belasting betalen.

Met welke kosten moet je rekening houden als freelance secretaresse?

Zet je kosten, zoals reiskosten, altijd apart op een factuur. Dan blijft je uurloon zuiver. Verder heb je de volgende zaken waar je rekening mee moet houden;

- reiskosten
- beroepsaansprakelijkheidsverzekering
- ziektekostenverzekering
- arbeidsongeschiktheidsverzekering (je weet nooit wat er kan gebeuren)
- vakantiegeld (moet je zelf reserveren)
- pensioen (zelf afsluiten en opbouwen)
- vakantiedagen (krijg je niet doorbetaald)
- verplichte feestdagen (krijg je niet doorbetaald)

Je hebt al een netwerk!

Dàt je moet netwerken is wel duidelijk. Dat je daar eigenlijk heel goed in bent en nu al een netwerk hebt, heb je je wellicht nog niet gerealiseerd. In je functie heb je ten slotte met iedereen te maken. De contacten zijn er eigenlijk gewoon al. Waar je ook hebt gewerkt, van hoog tot laag in de organisatie, je kent iedereen.

Vergeet je netwerk privé niet!

Daarnaast vergeet je waarschijnlijk dat je privé ook een heel netwerk hebt. Denk maar aan de school van je kind(eren), de sportvereniging, je familie en kennisenkring.
Je bent bovendien ook heel goed in netwerken. Ja, ook jij! Als vrouw heb je –over het algemeen- empatisch vermogen en wil je je graag verbinden met anderen. Dat doe je van nature al. Een wereldcombinatie om een netwerk op te bouwen.

hoe ga je jouw netwerk aanpakken?

Maar hoe ga je dit nu verder aanpakken? Vooral stap voor stap en in je eigen tempo. Want nogmaals, voor sommigen kan het best eng zijn om dit te doen als je jarenlang een achtergrondfunctie hebt gehad. Vraag gewoon eens om hulp. Vertel tegen iedereen wat je doet en dat je een opdracht zoekt. Vraag aan mensen je ergens te willen voorstellen.
Sluit je aan bij een secretaressenetwerk of een vrouwennetwerk in je omgeving en vraag hoe anderen het doen. Als je je ergens wilt aansluiten en je vindt het niet fijn om alleen te gaan, vraag dan iemand mee. Je zult hoe dan ook wel initiatief moeten nemen. Daar valt weinig aan te veranderen.

The do’s bij netwerken

Bij netwerken is het belangrijk dat mensen jou een opdracht gunnen. Jij weet zelf wie jou een opdracht gunt in je directe omgeving. Wie zijn dat? Heb je deze mensen al benaderd?
Door je bovendien te laten zien bij netwerkbijeenkomsten leren mensen jou kennen. Daar bouw je automatisch ook een gungehalte mee op. Onderschat je eigen netwerk dus niet en besteed er tijd aan. Want netwerken is ook werken.

Anneke Agterberg organiseert op vrijdag 6 mei en 20 mei a.s. vanaf 14.00 tot 16.30 uur netwerkbijeenkomsten in de Huiskamer. Indien je interesse hebt in deze bijeenkomsten laat dan hieronder je gegevens achter.

De inhoud:maak geen reclame, maar vertel bijzondere, opvallende feiten.

• Val met de deur in huis: vertel meteen het nieuws in de kop en de inleiding. En beantwoord in de inleiding in elk geval de vragen ‘wie, wat, waar, wanneer’.
• In de rest van de tekst vertel je leuke en bijzondere feiten. Citeer bijvoorbeeld iemand uit je bedrijf, bijvoorbeeld de directeur of de accountmanager.
• Schrijf je persbericht in de derde persoon – je spreekt dus over ‘bedrijf X.’ en zegt geen ‘u’ of ‘je’ tegen de lezer. Een persbericht is geen reclametekst! Blijf daarom ook objectief: woorden als ‘fantastisch’ en ‘ongelooflijk’ horen niet thuis in een persbericht.
• De laatste alinea van het persbericht is de ‘boilerplate’: een standaard profielschets van jullie organisatie. Hierin staat de feitelijke informatie: wat doet het bedrijf, waar is de organisatie actief, hoeveel mensen werken er, enzovoort.
• Twittertip: maak een kant-en-klare tweet voor de ontvanger en plaats die onder het persbericht. De redactie hoeft deze dan alleen maar te kopiëren. In de tweet zit vanzelfsprekend een link naar het complete persbericht op de website van jullie organisatie.

De vorm: een goede lay-out en het liefst 1 A4’tje

• Zet in hoofdletters ‘persbericht’ boven je tekst. Schrijf je titel hier direct onder. Zet de titel van het persbericht ook in de onderwerpregel van je mail. Een redactie wordt namelijk niet echt geprikkeld door uitsluitend de term ‘persbericht’.
• Zet datum en jaartal erbij.
• Maak een duidelijke titel waarin je in elk geval de vragen ‘wie/wat/waar’ beantwoordt.
• Een persbericht is maximaal 1 kantje A4. Wil je meer informatie meesturen, doe dat dan in de bijlage.
• Geef het persbericht een aantrekkelijke lay-out. Verdeel de tekst dus in alinea’s met tussenkoppen – dat zijn korte, vetgedrukte titels, liefst boven elke alinea.
• Onder het persbericht zet je een streep. Daaronder schrijf je ‘niet voor publicatie’. Vervolgens vermeld je de contactgegevens van de persoon die meer informatie kan geven.

Je persbericht aanbieden via social media

• Vanzelfsprekend stuur je je persbericht aan kranten, tijdschriften en webredacties. Of naar een persbureau. Maar vergeet ook de inzet van social media niet. Plaats het persbericht op jullie website en verwijs ernaar via LinkedIn, twitter, een eventuele blog en de facebookpagina van je bedrijf.
• Zorg dat de contactpersoon die in het persbericht staat vermeld op de hoogte is van alle informatie. Laat deze persoon ook vooral reageren op vragen via social media. Houd dus goed in de gaten wat er gebeurt op jullie site, twitterpagina, LinkedIn en andere sociale netwerken.

Dit artikel is geschreven door Olga Leever.